Archief in OneDrive

Heeft de vereniging Microsoft 365? Dan kan Sylloge een kopie van alle bestanden bewaren in de OneDrive van het account van de vereniging: facturen, notulen en vergaderstukken, bonnetjes, machtigingen en andere stukken van leden, incassobestanden. Handig als het bestuur wisselt, en fijn om te weten dat de vereniging haar stukken ook buiten Sylloge heeft.

Zo ziet het eruit

Alles komt in één map, met een map per soort bestand en daarin een map per lid, vergadering of factuur:

Sylloge
└── Jouw Vereniging
    ├── Algemeen                     statuten, huishoudelijk reglement
    ├── Leden
    │   └── Jan Jansen (a1b2c3d4)    machtiging, andere stukken van Jan
    ├── Lidmaatschappen
    ├── Vergaderingen
    │   └── 2026-03-14 Bestuursvergadering
    ├── Bonnetjes
    │   └── 2026-02-03 Sportschool
    ├── Verkoopfacturen
    │   └── 2026-0012 Jan Jansen     Factuur 2026-0012.pdf
    ├── Inkoopfacturen
    └── Incassobestanden

Bestanden heten zoals hun titel in Sylloge. Het stukje tussen haakjes achter de naam van een lid blijft hetzelfde, ook als de naam verandert — zo vindt Sylloge de map terug.

Aanzetten

Je moet beheerder zijn in Sylloge.

1. Ga naar Instellingen → Koppelingen.
2. Is Microsoft 365 nog niet gekoppeld: vink Archief in OneDrive aan en klik op Microsoft 365 koppelen. Is het al gekoppeld: klik onder Archief in OneDrive op Archief aanzetten.
3. Log in met het account van de vereniging, zoals secretaris@jouwvereniging.nl, en geef Sylloge toestemming om bestanden in OneDrive te bewaren.
4. Terug in Sylloge begint het kopiëren meteen. Houd de pagina open tot er staat hoeveel bestanden er zijn gekopieerd.

De mappen krijgen namen in de taal waarin jij Sylloge gebruikt op het moment dat je het archief aanzet.

Financiën en bestuur

Je kopieert alleen bestanden die je zelf mag openen. Heb je geen toegang tot Financiën of Bestuur, dan zegt Sylloge dat die zijn overgeslagen. Laat dan iemand met die onderdelen op Alles opnieuw kopiëren klikken.

Daarna gaat het vanzelf

Elk bestand dat iemand in Sylloge opslaat — een factuur, een bonnetje, vergaderstukken, een getekende machtiging — wordt meteen ook naar het archief gekopieerd. Wordt een factuur opnieuw gemaakt voordat hij is verstuurd, dan vervangt de nieuwe pdf de oude.

Ging er iets mis (geen internet, verlopen koppeling)? Klik dan op Alles opnieuw kopiëren: dat vult aan wat ontbreekt en laat de rest zoals het is.

Verwijderen en vergeten

• Een bestand verwijderen in Sylloge laat de kopie in het archief staan. Het is tenslotte een archief.
• Een oud-lid vergeten (AVG) verwijdert ook de map van dat lid uit het archief. Lukt dat niet, bijvoorbeeld omdat de koppeling verlopen is, dan wordt het lid nog niet vergeten: koppel het account opnieuw en probeer het nog eens.
• Archief stoppen laat staan wat er al gekopieerd is. Dat is dan van de vereniging zelf: wordt er later iemand vergeten, verwijder diens map dan zelf uit OneDrive.