Weergave
Mail instellen
Sylloge verstuurt facturen, aanmaningen, mailings, uitnodigingen en welkomstmails namens de vereniging. Hoe die mail de deur uitgaat, stel je in onder Instellingen → Verzending. Daar kies je uit drie manieren:
| Manier | Wanneer kies je die | Wat moet je doen |
|---|---|---|
| Verstuurd door Sylloge | Je hebt geen eigen mailpakket, of wilt het simpel houden | Eén regel toevoegen aan het SPF-record van je domein |
| Eigen SMTP-server | Je hebt Google Workspace of een andere provider | Server, poort, gebruikersnaam en wachtwoord invullen |
| Microsoft 365 | Je hebt Microsoft 365 (bijvoorbeeld via het non-profitaanbod) | Het account koppelen onder Instellingen → Koppelingen |
Stuur na het opslaan altijd jezelf een testmail (onderaan dezelfde pagina) om te kijken of het werkt.
Daglimiet
Een vereniging kan per dag 500 ontvangers mailen, alle mails samen. Dat geldt voor elke manier van versturen.
Google Workspace (met een app-wachtwoord)
Veel verenigingen hebben Google Workspace, vaak gratis via Google voor Non-profits. Sylloge verstuurt dan via de mailserver van Google. Daarvoor heb je een app-wachtwoord nodig: een apart wachtwoord van 16 tekens dat alleen Sylloge gebruikt. Je gewone wachtwoord werkt hier niet.
Gebruik een echte mailbox, zoals secretaris@jouwvereniging.nl. Een Google-groep of een alias kan zelf niet inloggen.
1. Verificatie in twee stappen toestaan (beheerder)
Een app-wachtwoord kan alleen bij een account met verificatie in twee stappen. De beheerder van jullie Google Workspace moet dat toestaan:
- Ga naar admin.google.com.
- Kies Beveiliging → Authenticatie → Verificatie in twee stappen.
- Vink Gebruikers toestaan verificatie in twee stappen aan te zetten aan en sla op.
Staat dat al aan, dan kun je deze stap overslaan.
2. Verificatie in twee stappen aanzetten (de mailbox zelf)
Log in met de mailbox waar de mail vandaan moet komen, en ga naar myaccount.google.com/security. Zet bij Verificatie in twee stappen de verificatie aan, bijvoorbeeld met de app Google Authenticator of je telefoon.
3. Een app-wachtwoord maken
- Ga, nog steeds als die mailbox, naar myaccount.google.com/apppasswords.
- Geef het een naam, bijvoorbeeld Sylloge, en klik op Maken.
- Google laat een wachtwoord van 16 letters zien. Kopieer het: je ziet het maar één keer.
Zie je geen app-wachtwoorden?
Dan staat verificatie in twee stappen nog niet aan, of jullie beheerder staat alleen beveiligingssleutels toe. Vraag de beheerder om verificatie in twee stappen met een app of telefoon toe te staan voor deze mailbox.
4. In Sylloge invullen
Ga naar Instellingen → Verzending, kies Eigen SMTP-server en vul in:
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Server | smtp.gmail.com |
| Beveiliging | STARTTLS |
| Poort | 587 |
| Gebruikersnaam | het volledige adres, bijvoorbeeld secretaris@jouwvereniging.nl |
| Wachtwoord | het app-wachtwoord (de spaties mogen weg) |
| Afzenderadres | hetzelfde adres |
Sla op en stuur een testmail. Verstuurde mail staat daarna ook bij Verzonden in Gmail.
Goed om te weten
- Ander afzenderadres? Wil je versturen als bijvoorbeeld info@jouwvereniging.nl, voeg dat adres dan eerst in Gmail toe onder Instellingen → Accounts → Verzenden als. Anders zet Google er toch het adres van de mailbox als afzender in.
- Wachtwoord gewijzigd? Verandert het gewone wachtwoord van de mailbox, dan vervalt het app-wachtwoord. Maak een nieuw app-wachtwoord en vul het opnieuw in bij Sylloge.
- Poort 465 werkt niet vanuit Sylloge. Gebruik altijd STARTTLS op poort 587.
Microsoft 365 (koppelen)
Heeft de vereniging Microsoft 365, bijvoorbeeld via het non-profitaanbod van Microsoft? Dan koppel je de mailbox van de vereniging één keer aan Sylloge. Er is geen wachtwoord voor nodig: je logt in bij Microsoft en geeft Sylloge toestemming om namens dat account mail te versturen.
Waarom niet via SMTP?
Microsoft stopt met inloggen met een wachtwoord op de mailserver: vanaf eind 2026 staat het standaard uit, en bij nieuwe omgevingen kan het al niet meer. Koppelen blijft wel werken.
1. Het account koppelen
Je moet beheerder zijn in Sylloge.
- Ga naar Instellingen → Koppelingen. Laat bij Microsoft 365 Mail versturen aangevinkt (vink eventueel ook het archief in OneDrive aan) en klik op Microsoft 365 koppelen.
- Log in met de mailbox waar de mail vandaan moet komen, zoals secretaris@jouwvereniging.nl. Ben je al met een ander Microsoft-account ingelogd, kies dan Een ander account gebruiken.
- Microsoft vraagt of Sylloge namens dit account mail mag versturen en je profiel mag lezen. Klik op Accepteren.
- Je komt terug in Sylloge en ziet het gekoppelde adres.
"Goedkeuring van beheerder vereist"?
In sommige organisaties mogen gebruikers zelf geen apps toestaan. Vraag dan de beheerder van jullie Microsoft 365 om één keer zelf te koppelen (stap 1 tot en met 3) en daarbij Toestemming namens uw organisatie aan te vinken. Daarna kan iedereen het account koppelen.
2. Kiezen voor versturen via Microsoft 365
Ga naar Instellingen → Verzending, kies Microsoft 365, controleer het afzenderadres en sla op. Stuur een testmail. Verstuurde mail staat daarna bij Verzonden items van de mailbox.
Versturen vanaf een gedeelde mailbox
Wil je versturen als bijvoorbeeld info@jouwvereniging.nl, een gedeelde mailbox? Koppel dan je eigen mailbox (of die van de secretaris) en laat de beheerder dat account Verzenden als-rechten geven op de gedeelde mailbox: in het Microsoft 365-beheercentrum onder Teams en groepen → Gedeelde postvakken, kies de mailbox en dan Verzenden als. Vul daarna in Sylloge het adres van de gedeelde mailbox in als afzenderadres.
Goed om te weten
- Een ander account koppelen kan altijd onder Instellingen → Koppelingen. Het nieuwe account vervangt het oude.
- Ontkoppelen doe je op dezelfde plek. Staat de mail op Microsoft 365, dan kan er daarna geen mail meer weg tot je opnieuw koppelt of een andere manier kiest.
- Verlopen koppeling. Is de koppeling maanden niet gebruikt, is het wachtwoord van de mailbox opnieuw ingesteld of heeft de beheerder de toestemming ingetrokken? Dan meldt Sylloge bij het versturen dat de koppeling verlopen is. Koppel het account dan opnieuw.
- Sylloge kan met de koppeling alleen mail versturen, en — als je het archief aanzet — bestanden in de eigen map in OneDrive zetten. Het leest geen mail of agenda.